Trao đổi mọi lúc, mọi nơi
Đó là tình huống trong một cuộc họp giữa các thành viên ở nhiều nước khác nhau qua đường dây điện thoại (teleconference - telecon).
Ở buổi hội đàm trực tuyến trên, thành viên các nước VN, Mỹ, Australia, Anh, Nhật, Malaysia, Thái Lan, Philippines, Ấn Độ và lãnh thổ Đài Loan đưa ra vấn đề của mình, cùng chia sẻ thông tin, thảo luận và tìm hướng giải quyết phù hợp với tính chất từng quốc gia... Buổi họp kéo dài hơn ba giờ.
Ở VN, telecon hiếm khi diễn ra vào giờ khuya do nhân viên ở VN chưa có điều kiện như đồng nghiệp vài nước khác có đường dây nối vào tận nhà riêng. “Nhưng cũng có khi phải đến công ty vào giờ “phê” không kém: 4h sáng!”, người phụ trách phát triển kinh doanh các đối tác đầu ra của công ty này tại VN cho biết.
Theo anh Lê Quốc Việt, Trưởng phòng marketing Castrol VN, gần như ngày nào anh cũng họp với đồng nghiệp ở các nước khác với những buổi báo cáo ngắn hạn (lời lỗ, chi phí, dự đoán tháng kế tiếp, thông tin đối thủ...).
Rồi họp với ban lãnh đạo vùng, họp chuẩn bị cho sự thay đổi mẫu mã hoặc để giải quyết những vấn đề phát sinh hằng ngày... Việt bảo: “Có khi sáng báo, chiều họp luôn, nếu không nắm rõ công việc, lĩnh vực căng lắm”. Có hôm đi công tác tỉnh, anh phải họp ngay trên đường về nhờ tổng đài công ty kết nối vào điện thoại di động của mình.
Thường mỗi tháng, các thành viên phụ trách hệ thống siêu thị ở Trung Quốc, Thái Lan, VN của Công ty P&G lại họp với nhau một lần.Với telecon, các thành viên còn có thể vừa chia sẻ những kinh nghiệm; đồng thời cũng là một cách xây dựng tinh thần làm việc theo nhóm hiệu quả, gắn kết mọi người trong cùng hệ thống công ty, có khi cách nhau cả nửa vòng trái đất. Thành viên ở vị trí càng cao, việc càng nhiều thì càng lắm cuộc kết nối cho hội họp.
Kỹ năng làm việc với telecon
Về lần đầu tiên tham gia những cuộc họp đa quốc gia, anh Trần Văn Tới - Giám đốc sale và marketing Công ty Mekong Auto - thú thật cảm giác rõ nhất là “lúng túng như gà mắc tóc và lo lắng”.
Anh bảo lúc đó mọi giác quan của mình phải căng hết cỡ, dù tiếng Anh không “dỏm” tí nào! Có nhiều vấn đề thảo luận chưa hiểu ngay, sau đó phải “rị mọ” xem lại văn bản cuộc họp. Nhưng chỉ sau hai tuần, Tới đã một mình đứng chủ trì cuộc họp với đồng nghiệp các nước.
Rõ ràng ở đây ngoại ngữ rất quan trọng. Trao đổi trực tiếp với nhau đã khó, lại qua hệ thống điện thoại đường dài, thảo luận vấn đề phải cần cả kỹ năng ngôn ngữ diễn thuyết, thuyết phục.
Giỏi tiếng Anh, nhưng nếu không có kỹ năng nghe nói qua hệ thống này cũng coi như bỏ. Theo kinh nghiệm của nhiều người, nên tập cách nghe tập trung theo vấn đề đang thảo luận thay cho cách nghe, dịch theo từng từ dễ... “thua”.
Tuy nhiên, ngoại ngữ mới chỉ để... qua cửa mà thôi. Anh V.P., từng là giám đốc kinh doanh kênh siêu thị một công ty đa quốc gia tại VN, nay đã chuyển công tác qua làm cùng hệ thống công ty tại Đức, cho biết lịch làm việc một ngày của mình chật kín, nếu không giải quyết công việc chính xác theo giờ giấc thì chẳng bao giờ bảo đảm được chất lượng công việc.
Vì vậy, mỗi lần họp, hội nghị trên đường dây điện thoại với đồng nghiệp các nước khác, đảm bảo giờ giấc, độ chính xác công việc là hàng đầu. Muốn vậy, đòi hỏi tác phong làm việc phải chuyên nghiệp.
Ngoài tham gia telecon với tư cách là thành viên, nhiều người Việt trẻ còn đứng ra làm chủ trì. Anh Trần Văn Tới cho biết công việc chuẩn bị cho những “cuộc họp đa quốc gia” mà mình làm chủ trì cũng đơn giản: lên danh sách, lịch trình, nội dung họp, gửi cho người cần phải tham gia, thu nhận phản hồi, ý kiến đóng góp nội dung sẽ thảo luận của các đồng nghiệp...
Nhưng quan trọng nhất, ở những cuộc họp từ xa thế này, người chủ trì phải biết giải quyết vấn đề nảy sinh, gắn kết mọi người và đảm bảo cuộc họp diễn ra đúng thời gian đã định. Có khi chỉ một câu đùa vui bâng quơ, người chủ trì có thể cứu vãn được một cuộc họp đang dần bị tẻ nhạt.
“Tuy chỉ là một phương tiện giúp trao đổi thông tin nhanh chóng, nâng cao khả năng thâm nhập thị trường trong nước cũng như thị trường quốc tế, nhưng mỗi người trẻ cần trang bị cho mình tốt nhất những kỹ năng làm việc chuyên nghiệp và kiến thức chuyên môn để hòa nhập môi trường làm việc quốc tế”, V.P. chia sẻ.
Hiện nay, nhiều công ty ở VN đã áp dụng hình thức telecon khi phạm vi công việc rộng, tuy mới chỉ ở phạm vi trong nước nhưng đạt hiệu quả kinh tế rõ rệt.
Anh Tới cho biết bộ phận sale và marketing Công ty Mekong Auto đã đầu tư cơ sở hạ tầng cho telecon, thực tế tiết kiệm được thời gian di chuyển, cắt giảm tối đa các chi phí cho hội họp.
(Theo Tuổi Trẻ)