"Cô tìm tài liệu đó cho tôi ngay trong sáng nay", sếp gằn giọng. Mỹ Nhung, thư ký của một công ty dịch vụ vận chuyển tại quận 1, TP HCM, lúng túng "xới tung" bàn làm việc để tìm xấp hồ sơ.
Mặt Nhung nóng bừng. Các đồng nghiệp tỏ ra ái ngại khi thấy cô lôi mọi thứ từ ngăn kéo tủ ra. Nào là thư từ, tài liệu, bút chì cùn, vỏ kẹo.
Mỹ Nhung lúc nào cũng bận bịu và làm việc như con rối, nhưng hiệu quả công việc không cao. Thói bừa bãi, qua quýt đã biến cô thành "thủ phạm" đánh cắp thời gian của chính mình. Khi sếp cần văn bản, hồ sơ gì, cô phải gác mọi chuyện để tập trung tìm kiếm.
Không chỉ riêng Mỹ Nhung, nhiều người thiếu kinh nghiệm và tính khoa học trong công việc cũng gặp tình trạng trên. Để khắc phục không khó, chỉ cần bạn tập thói quen sắp xếp chỗ làm việc gọn gàng. Như thế, bạn không phải mất một khoảng thời gian vô ích, công việc ùn tắc trong khi các đồng nghiệp đã bỏ xa bạn về tốc độ làm việc.
Đoan Trúc, công tác tại trung tâm điện máy ở quận 1, TP HCM được cấp trên tín nhiệm. Ưu điểm của cô là nhanh nhẹn và làm việc rất có quy tắc. Trúc tiết lộ bí quyết sắp xếp công việc của mình: "Mỗi ngày, trước khi ra về, tôi thường sắp xếp lại bàn chứ không đợi đến cuối tuần. Tôi phải loại giấy tờ, thứ nào không dùng nữa thì mạnh tay bỏ vào sọt rác để khỏi phải mất thời gian sắp xếp chúng".
Mọi thứ có trôi chảy hay không đều bắt đầu từ bàn làm việc của bạn. Hãy cẩn thận trước những tờ giấy ghi chú. Việc nào đã hoàn tất, bạn nên tháo "note" xuống ngay. Đừng dán "note" lung tung trên máy vi tính. Nếu không, chỗ làm việc của bạn sẽ như "động bùa", trông thật rối mắt. Cách ghi chú cổ điển và hiệu quả nhất vẫn là quyển sổ tay và cây bút, vật bất ly thân.
Phân loại giấy tờ để hỗ trợ cho công việc
Để không bị "nhấn chìm" trong mớ hồ sơ như Mỹ Nhung, bạn nên phân loại rồi xếp chúng vào các file có màu khác nhau. Chẳng hạn giấy tờ quan trọng trong file màu đỏ, hồ sơ lưu trong file màu xanh, các loại khác được xếp vào file màu vàng. Ở gáy file, bạn ghi nội dung các loại giấy tờ chứa trong đó.
Bàn làm việc đã quá tải với chiếc máy vi tính to kềnh. Vì thế, bạn nên cất giấy lưu trữ, ít dùng vào tủ, ngăn kéo. Ngoài ra, góc làm việc quá "khô" sẽ giảm hứng thú làm việc. Bạn nên tạo mảng xanh bằng cách đặt lo hoa hay vài bức tranh, ảnh.
(Theo Tiếp Thị & Gia Đình)