Người phỏng vấn gọi điện cho ứng viên và nói chuyện với anh ta khoảng chừng 30 phút. Trong cuộc phỏng vấn mở màn này, ứng viên thường gặp phải những câu hỏi truyền thống, còn những bài toán đố rất ít khi được áp dụng ở đây. Đôi khi, ứng viên cũng sẽ gặp những câu hỏi kiểu như: “Bạn sẽ kiểm nghiệm lọ rắc muối tiêu như thế nào?”. Những câu trả lời qua điện thoại sẽ của ứng viên sẽ giúp nhà tuyển dụng ra quyết định, liệu có nên mời ứng viên đến trụ sở chính của Microsoft ở Redmond hoặc ở những nơi khác để tham dự vào các màn tiếp theo của vở kịch hay không.
Mặc dù được khách sạn Marriot giảm giá khá nhiều, nhưng với số lượng ứng viên quá lớn, cộng với việc phải trả tiền vé máy bay hai chiều cho ứng viên đến phỏng vấn tại Redmond, tập đoàn đã phải chi một khoản tiền không nhỏ cho việc này.
Vở kịch phỏng vấn thường kéo dài cả một ngày. Buổi sáng, các nhân viên tuyển dụng của Microsoft nhận được danh sách ứng viên mà họ cần phải phỏng vấn, đương nhiên, ứng viên không thể biết được danh sách này. Thông thường, mỗi một ứng viên sẽ phải trải qua 6 cuộc phỏng vấn Trong danh sách họ tên của chuyên gia phỏng vấn cuối cùng thường có kèm thêm dòng chữ “nếu cần thiết”, nghĩa là trong tất cả các cuộc phỏng vấn trước, nếu ứng viên đã “trả bài” một cách xuất sắc, gần như chắc chắn là anh ta sẽ được nhận vào làm. Thông thường, người phỏng vấn “nếu cần thiết” này chính là sếp của ứng viên mới và là người ra quyết định cuối cùng có tiếp nhận họ vào làm việc hay không.
Trong quá trình phỏng vấn, nhân viên tuyển nhân sự của Microsoft thường bí mật trao đổi ý kiến với nhau thông qua thư điện tử hoặc các cách khác mà họ quy ước với nhau. Họ thường dẫn ứng viên đến phòng làm việc của người phỏng vấn tiếp theo và có thể trao đổi thông tin qua cái bắt tay. Tín hiệu thường là ngón tay cái chỉ lên hoặc cụp xuống. Trong mọi trường hợp, mỗi nhân viên phỏng vấn phải gửi thông tin “phản hồi” cho các đồng nghiệp. Thông thường, đánh giá tóm tắt về ứng viên được gửi qua e-mail đến tất cả các phỏng vấn viên đã và sẽ phỏng vấn. Trong nhiều trường hợp, thông tin đó đến với người nhận lúc đang giữa cuộc phỏng vấn.
Các đánh giá, nhận xét về ứng viên thường tuân theo một nguyên tắc nhất định: chỉ có 2 phương án: “nhận” hoặc “không nhận” vào làm việc. Và sự đánh giá này được mã hóa bằng hai số 0 hoặc 1.
Hiển nhiên, ấn tượng của các phỏng vấn viên về cùng một ứng viên sẽ phức tạp hơn và không rạch ròi như hai số trên. Theo Adam David Barr thì những phỏng vấn viên thường có ý nghĩ như sau: “Không nhận, nếu có một đồng nghiệp cho rằng không nên nhận. Trong trường hợp này, tôi không muốn mình chính là người có quyết định đó”.
Những lời tuyên bố quanh co như vậy không được khuyến khích. Phỏng vấn viên cần phải giải thích quyết định của mình trong thư điện tử, theo đó, họ cần chỉ rõ việc mình đã dùng những câu hỏi và những bài toán đố nào (chính vì vậy mà cả sáu người phỏng vấn không bao giờ đưa ra các câu hỏi trùng nhau) và ứng viên đã trả lời ra sao. Ngoài ra, lời lẽ trong thư cũng phải được cân nhắc xem liệu có lý do gì làm ứng viên nổi giận mà đâm đơn kiện lên tòa án không. Rút từ kinh nghiệm xương máu, các nhân viên Microsoft rất thận trọng với những từ ngữ viết trong thư điện tử.
Nguyên tắc chủ yếu của Microsoft trong khâu phỏng vấn tuyển dụng rất giống với nguyên tắc nổi tiếng của Hippocrates là “Không gây hại”. Mục đích trước hết của tập đoàn là ngăn chặn mọi khả năng tuyển nhầm phải những ứng viên tồi, thậm chí nếu điều này đôi khi có thể đồng nghĩa với việc để tuột mất những ứng viên phù hợp. Chính vì nguyên tắc này mà rất ít khi nhân viên Microsoft phải thôi việc.
“Một quyết định từ chối sai tất nhiên là không tốt”, Joel Spolsky giải thích, “nhưng nó không có hại cho công ty. Còn quyết định tiếp nhận sai sẽ làm hại cho tập đoàn và đương nhiên phải mất nhiều công sức mới có thể sửa chữa được”. Có thể giải thích “quyết định từ chối sai” có nghĩa là nhân viên tuyển dụng từ chối nhận một ứng viên mà đáng lẽ ra người này có thể trở thành một nhân viên tốt. Còn “quyết định tiếp nhận sai”, đó là khi một ứng viên được nhận vào làm nhưng thực chất không xứng đáng với mong đợi.
Các cuộc thảo luận xung quanh khái niệm “quyết định tiếp nhận sai” đôi khi mang tính chất hoang tưởng. “Món quà tốt nhất dành tặng cho các đối thủ cạch tranh của chúng ta chính là các quyết định tuyển nhân sự sai lầm”, David Pritchard, giám đốc bộ phận tuyển dụng của Microsoft nói. “Nếu như tôi nhận một đống toàn là những kẻ vô tích sự thì hiển nhiên điều này sẽ gây thiệt hại lớn cho tập đoàn bởi chúng ta sẽ phải mất không ít thời gian cho việc sửa chữa sai lầm đó. Những kẻ vô tích sự này, khi đã thâm nhập vào cơ cấu của tập đoàn, sẽ lại nhận tiếp những ứng viên vô tích sự như họ”.
Như vậy, chỉ cần một phỏng vấn viên có nhận xét quá tiêu cực thì coi như số phận của ứng viên đã được định đoạt. Hay nói cách khác, để phòng xa, thì đối với mỗi ứng viên, chỉ cần bị một người phỏng vấn đưa ra quyết định “không nhận”, thông thường sẽ không được nhận vào làm việc. Thêm một thông tin đáng buồn nữa, những “nhận xét tiêu cực về ứng viên” sẽ “tự nhân bản”. Sau khi một nhận xét tiêu cực được gửi cho các đồng nghiệp, những phỏng vấn viên còn lại cảm thấy mình giống như các cử tri Hawaii đến bỏ phiếu cho đợt bầu cử khi mà mạng truyền thông đã báo tin ai là người chiến thắng. Điều này khiến cho các phỏng vấn viên tiếp theo, mặc dù còn do dự, chần chừ, có thể cảm thấy “lương tâm thanh thản” khi đưa ra nhận xét tiêu cực về ứng viên. Sau hai bản đánh giá tiêu cực thì việc chuyển tiếp ứng viên đi phỏng vấn không còn ý nghĩa gì nữa (và phỏng vấn viên sẽ khó mà được trọng vọng nếu như họ “yếu đuối” vì đã cho phép bản thân tiếp nhận một ứng viên vô tích sự vào làm việc).
“Bao giờ cũng tồn tại vấn đề: làm thế nào để các ứng viên không coi là mình đã uổng phí thời gian để đến dự phỏng vấn ở Microsoft”, Spolsky giải thích, “Vì chỉ có 1/6 những người bay đến phỏng vấn là được nhận vào làm việc. Bản thân chuyên gia phỏng vấn cũng không muốn bị coi là người làm mất thời gian của rất nhiều người khác. Vì vậy thật là lố bịch nếu mời mọi người đến Redmond chỉ để thực hiện một cuộc phỏng vấn và ngay sau đó, lập tức nói lời tạm biệt! Chính vì điều này mà tôi nghĩ rằng, mỗi một ứng viên cần phải trải qua ít nhất 3 cuộc phỏng vấn”.
Sau 3 cuộc phỏng vấn đầu mà nếu như nhân viên tuyển dụng cảm thấy chẳng đi đến đâu, buổi phỏng vấn tiếp theo (được tổ chức nguyên cả buổi chiều) thường bị hủy mà nguyên nhân thường được hiểu là do tắc đường, chậm máy bay, sự vắng mặt của nhân viên hoặc vô vàn các lý do cá nhân đột xuất khác. Cũng giống như bất kỳ một sự biện bạch nào, những “nguyên cớ” này thường gây ra cho ứng viên cảm giác nghi ngờ mỗi khi nhớ lại. (Khó mà có thể tin được rằng, nhân viên thứ ba chịu trách nhiệm phỏng vấn Tashian đến trưa mới biết sếp của ông ta không đến làm việc trong ngày hôm đó).
Trường hợp khó chịu nhất có lẽ là trường hợp mà Tashian đã gặp phải. Vì một lý do nào đó, ngay người phỏng vấn đầu tiên đã không thích anh. Vậy là sau khi bản đánh giá của ông ta gửi đi qua e-mail, Tashian đã phải mang án tử hay nói nôm na là biến thành một cái “xác chết di động”.
Những diễn biến tiếp theo có thể so sánh với một cuộc tìm kiếm vô vọng. Chuyên gia phỏng vấn với tâm trạng ngao ngán, thất vọng sẽ vẫn tiếp tục cuộc trò chuyện với ứng viên khi quyết định loại bỏ họ chưa hoàn toàn trở nên quá lộ liễu. Có thể là hơi lạ lùng, nhưng việc từ chối thông thường xảy ra vào bữa ăn trưa (người ta mua cho ứng viên bánh mỳ kẹp thịt, đưa ra vài lý do bào chữa cho việc hoãn phỏng vấn, và rồi “Chúng tôi có số điện thoại của bạn. Khi cần chúng tôi sẽ gọi điện”).
Hiển nhiên, các ứng viên khi đến dự phỏng vấn ở Microsoft đều không thể biết rằng màn diễn đó thường xuyên xảy ra. Tình huống này cũng xuất hiện trong danh sách dài ngoằng những lời khuyên dành cho ứng viên chuẩn bị phỏng vấn ở Microsoft trên trang web của tập đoàn:
Nếu trong tiến trình phỏng vấn bạn có ý nghĩ muốn đánh giá xem việc trả lời của mình diễn ra có thuận lợi hay không, thì hãy cố quên nó đi. Đừng thất vọng nếu bạn trả lời không đúng một câu hỏi nào đó... có thể cảm giác của bạn khác với sự thật. (Chuyện này vẫn thường xảy ra trong các cuộc thi, khi mà bạn cảm thấy mình đang làm sai bét nhưng thực tế lại không hẳn vậy, hoặc ngược lại). Đừng đánh mất bản thân, những ứng viên như vậy mới chính là những người mà chúng tôi cần.
Cũng có khi xảy ra trường hợp ngược lại hẳn. Một ứng viên, vốn được mô tả như là một “tay chơi” sành sỏi, đã len lỏi qua được tất cả những vòng phỏng vấn sơ bộ và lọt vào cuộc phỏng vấn cuối cùng - cuộc phỏng vấn “trong trường hợp cần thiết” mà người phỏng vấn chính là Karen Fries. Cô gái này là một nhân vật quan trọng của tập đoàn Microsoft. Fries chính là người đã phát minh ra cái món “wizards” trong các phần mềm của Microsoft chuyên gợi ý, trợ giúp người sử dụng máy tính thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau; và một ứng dụng nay đã hết thời là “Bob” (một phát minh không mấy thành công) - một típ người giúp việc - hình họa gây được ấn tượng đối với những nhóm thẩm định cũng như bản thân Bill Gates. Fries là một phụ nữ rất hấp dẫn. Chàng thanh niên kia, khi nhìn thấy Fries, lại nghĩ rằng tất cả những cuộc phỏng vấn quan trọng đã qua đi và đây là “phần thưởng” dành cho những câu trả lời xuất sắc, và “cô thư ký” này được cử đến chỉ để nói chuyện phiếm với anh. Cuối cùng, trong e-mail gửi cho các đồng nghiệp, Fries nhận xét về ứng viên đó độc địa đến nỗi cho đến tận bây giờ nó vẫn là ví dụ điển hình ở tập đoàn này, nơi không thiếu những lời xỏ xiên, độc địa được dùng để đánh giá và nhận xét người khác. Chàng thanh niên “xuất sắc” đó đã không được nhận vào làm việc.
Thông thường, Microsoft thể hiện khá rõ ràng cơ may được tuyển dụng hay không của mỗi ứng viên. Những người sẽ được tuyển dụng thường rời khỏi Redmond với niềm tin rằng thư mời làm việc sắp được gửi đến và ngược lại, những người không cảm thấy rõ sự chú ý của Microsoft đối với mình, thường không nhận được đề nghị đó.
Vẫn chưa hết, còn có những bí ẩn về sự tham gia của một người phỏng vấn “khắc nghiệt” nữa. Gần như bao giờ đó cũng là một người đàn ông, không bao giờ hỏi về một chủ đề nhất định, không bao giờ đưa ra gợi ý cho ứng viên, thường đưa ra những câu hỏi rất hóc búa, và, phần lớn ứng viên khi yết kiến với ông đều bị liệt vào dạng “không nhận”. “Việc này liên quan đến vị thế công ty”, Barr nói, “có nghĩa là, không phải ai cũng bước chân qua cánh cửa tập đoàn này được. Và đương nhiên, trò này cũng có những mặt trái của nó”.
Khi còn là sinh viên trường đại học Stanford, Noah Suojanen đến Redmond và mất cả ngày để tham dự các cuộc phỏng vấn khắt khe, khắc nghiệt. Sau cuộc phỏng vấn lần thứ sáu, người ta đề nghị anh đứng tại tiền sảnh tòa nhà số 19 để chờ cuộc sát hạch tiếp theo.
Chuyên gia phỏng vấn đến gần Noah Suojanen và nói “Xin chào!”. Đó là tất cả những gì ông ta nói, thậm chí không một lời giới thiệu. Cả chuyên gia tuyển dụng lẫn ứng viên bước vào một phòng bịt bùng không cửa sổ với một chiếc bảng trắng treo trên tường. Một đề bài rất khó được đưa ra, và Noah Suojanen nhấc bút một cách khó khăn rồi bắt đầu tuần tự giải.
Một lúc sau, nhân viên phỏng vấn bất thình lình xin lỗi ứng viên, đứng bật dậy và ra khỏi phòng. Ông ta không quay trở lại. Và Noah Suojanen cũng không bao giờ còn gặp người đàn ông này nữa.
Mấy phút trôi qua, Noah Suojanen trầm tư không biết mình phải làm gì. Anh không thể hỏi ai về sự “biến mất” của người đàn ông lạ lùng kia vì chẳng biết tên ông ta là gì. Liệu anh có thể mô tả hình dáng người này được không? Tất cả những gì Noah Suojanen còn nhớ là ông ta mặc chiếc quần jean màu xanh da trời, hợp màu với chiếc sơ mi màu xanh xám. Cuối cùng thì Noah Suojanen đành đặt bút lên bàn đứng dậy và rời khỏi tòa nhà.
Và như vậy, Microsoft đã để tuột mất một ứng viên sáng giá với những nhận xét khả quan của nửa tá chuyên viên phỏng vấn. Chắc hẳn bộ phận tuyển dụng của Microsoft rất lấy làm tiếc vì việc này, song, đôi khi điều đó lại là việc không thể tránh khỏi.
Thực tế tuyển dụng của Microsoft với việc cho phép các nhân viên “bình thường” (không phải các chuyên gia nhân sự) được tự phỏng vấn ứng viên vào bộ phận của mình đã được báo chí chuyên ngành đánh giá cao. Không có gì nghi ngờ, nếu người phỏng vấn là đồng nghiệp, khi đó, bầu không khí sẽ trở nên dễ chịu, đồng thời, bản thân quá trình phỏng vấn sẽ có nhiều ưu thế trong từng lĩnh vực cụ thể.
Tại bộ phận tuyển dụng của Microsoft, người ta thường tổ chức các buổi hội thảo định kỳ về phương pháp phỏng vấn cho nhân viên ở các bộ phận khác. Phần lớn các vấn đề được đề cập đến thường là những nội dung cơ bản của việc tuyển dụng, ví dụ cần phải tránh những câu hỏi như thế nào để khỏi phải ra hầu tòa vì tội kỳ thị chủng tộc. Các chuyên gia đào tạo không hướng dẫn nhân viên của mình về việc phải dùng các câu hỏi nào để có thể xác định được liệu ứng viên có đạt yêu cầu hay không hoặc làm cách nào để nhận diện ai là người “đủ tiêu chuẩn” để tiếp nhận.. Đề tài về người “phỏng vấn khắc nghiệt” – vốn được định nghĩa như là một kẻ lếu léo song lại thường được mọi người thán phục trong văn hóa tập đoàn Microsoft, - cũng không được bàn đến tại các buổi hội thảo này.
(Trích từ “Làm thế nào dịch chuyển núi Phú Sĩ?”)
(Theo Bwportal)
