Đối với nhiều người, nói "Tôi xin lỗi" sau một số tình huống nhất định, ngay cả những tình huống không cần xin lỗi, là một bản năng. Tuy nhiên, xin lỗi quá mức có thể gây phản tác dụng, đặc biệt ở nơi làm việc. Nó có thể khiến người khác nghĩ cho bạn ít hơn, hạ thấp lòng tự trọng của bạn và làm giảm tác động của những lời xin lỗi trong tương lai.
Theo Patrice Williams Lindo, Giám đốc điều hành của Career Nomad, một công ty tư vấn nghề nghiệp, dưới đây là ba tình huống phổ biến bạn dễ xin lỗi dù không cần thiết tại chỗ làm.
1. Bạn gặp sự cố kỹ thuật
Làm việc từ xa trở nên phổ biến trong vài năm qua, khiến mọi người sử dụng các thiết bị điện tử của họ nhiều hơn bao giờ hết. Cho dù bạn hiểu về công nghệ đến đâu, những khó khăn liên quan đến kỹ thuật vẫn sẽ xảy ra. Chúng thường không phải lỗi của bạn.
Ví dụ: Hãy nghĩ về một cuộc gọi điện video trục trặc. Bạn có thể cảm thấy buộc phải xin lỗi nếu mất nhiều thời gian để tải bản trình bày, nếu các nút bị trục trặc hoặc nếu có một độ trễ kỹ thuật khác. "'Tôi xin lỗi' thường là cụm từ mọi người sử dụng khi họ cần lấp đầy chỗ trống. Họ không thoải mái với sự im lặng", Lindo nói.
Thay vì xin lỗi cho những điều nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn, Lindo gợi ý bạn sử dụng các cụm từ như "Tôi đánh giá cao sự kiên nhẫn của bạn" và "Cảm ơn bạn đã làm việc với tôi" để vượt qua tình huống khó xử, khôi phục sự tự tin.
2. Nếu bạn cần tham gia một cuộc trò chuyện
Giả sử bạn đang tham dự một cuộc họp do đồng nghiệp dẫn đầu. Ai đó nêu ra quan điểm mà bạn đồng ý hoặc không đồng ý và bạn muốn chia sẻ ý kiến của mình. Bạn có thể quyết định xen vào bằng cách nói: "Xin lỗi, nhưng tôi muốn cân nhắc". Mọi người sử dụng "Tôi xin lỗi" trong những tình huống này để thâm nhập vào cuộc trò chuyện và được lắng nghe tiếng nói dù điều ấy không cần thiết.
Theo Lindo, tình huống này không cần phải xin lỗi. "Nếu bạn có thông tin để thêm vào một cuộc trò chuyện hoặc một quan điểm đối lập, điều đó hoàn toàn ổn. Thay vì xin lỗi, hãy sử dụng các cụm từ như "Tôi muốn thêm vào", "Tôi nghĩ vậy" hoặc "Đây là một góc nhìn khác".
Những cụm từ này giúp bạn đóng góp ý kiến mà không cho thấy bạn sợ hãi khi làm như vậy. Đánh giá tình huống trước khi bạn nói bằng cách sử dụng phương pháp STAR (Tình huống, Nhiệm vụ, Hành động và Kết quả), phương pháp này có thể giảm bớt nhu cầu xin lỗi.
Lindo cho hay: "Giả sử bạn muốn thể hiện một quan điểm đối lập. Trước tiên, hãy xem xét tình hình và tự hỏi bản thân: 'Đây có phải là thời điểm thích hợp?'. Nếu không, hãy nghĩ về nhiệm vụ bạn có thể làm, có thể liên hệ trước với người quản lý hoặc cố vấn, trước khi nói điều gì đó mà bạn có thể phải xin lỗi.Quyết định hành động bạn muốn thực hiện và tự hỏi bản thân: 'Tôi đang tìm kiếm kết quả gì sau cuộc trò chuyện này?'"/
3. Nếu bạn đã mắc lỗi
Tất cả chúng ta đều mắc sai lầm, đặc biệt trong công việc. Nếu bạn đã hoàn thành một nhiệm vụ không chính xác hoặc bạn vô tình xúc phạm ai đó, nói "Tôi xin lỗi" hoàn toàn ổn nhưng nó không phải là câu trả lời tối ưu.
"Khi bạn làm sai điều gì đó, câu trả lời không nhất thiết phải là 'Tôi xin lỗi'", Lindo cho hay. "Bạn có thể nói về hành động bạn sẽ làm để điều tra hoặc giải quyết vấn đề. Các cụm từ khác có thể thể hiện tốt hơn rằng bạn đã sẵn sàng làm những gì cần thiết để mọi chuyện trở nên đúng đắn. Những câu nói thay thế có thể bao gồm: "Cảm ơn bạn đã phản hồi","Tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm", "Tôi đánh giá cao việc bạn đã làm để tôi chú ý đến điều đó", "Làm cách nào để tôi có thể cải thiện được việc mình làm?", Lindo tiếp tục.
Lindo lưu ý một lời xin lỗi chân thành không xấu nhưng câu "Tôi xin lỗi" nên thốt ra khi bạn thực sự có thành ý.
Hằng Trần (Theo CNBC)